Adatkezelési szabályzat elemei

Az adatkezelési szabályzat az uniós rendeltnek megfelelő irányelveket kell tartalmaznia minden vállalkozás, cég, intézmény esetében. Minden olyan szervezetnek, intézménynek, online felületet működtető rendszereknek, amelyek valamilyen formában adatokat gyűjtenek rendelkezniük kell ezzel a szabályzattal. Az adatkezelési szabályzat annak érdekében, hogy megfeleljen a törvényes előírásoknak néhány alapelemet tartalmaznia kell. Ennek eleget téve a szabályzat mindenképpen tartalmaznia kell a nyilvántartott adatok körét, az adatok továbbításának és kezelésének rendjét, vagyis, hogy mikor, milyen formában és milyen céllal szolgáltatnak ki más szerveknek adatokat. Az adatkezelő pontos szerepkörének a meghatározása is bele tartozik a szabályzat előírásaiba, tehát pontosan meg kell határozni szerepkörüket, hatáskörüket, felelősségüket.

Továbbá két másik fontos eleme van az adatkezelési szabályzatnak, mégpedig az adatkezelés technikai hátterének pontos meghatározása és ismertetés, valamint az adatok megsemmisítésre vonatkozó rendelkezések, hogy és milyen módszerrel lesznek megsemmisítve. A szabályzat ellenőrzésére, pontosítására időt kell szánni, hiszen a pontatlanságnak és a hiányosságoknak következményei lehetnek. Jelenleg nagy figyelmet fordítanak az adatok védelmére, éppen ezért tájékoztatást kell adni a munkavállalók, vásárlók részére az új európai adatkezelési szabályokról, valamint arról is, hogy a vállalkozás, intézmény, szervezet vagy webáruház milyen módon kezeli a személyes adatokat.